Un voyageur qui prépare un séjour au Sénégal réserve rarement pendant vos heures d'ouverture. Il écrit le soir, depuis un autre fuseau horaire, parfois dans une langue que votre réception ne maîtrise pas. S'il n'a pas de réponse rapidement, il passe à l'établissement suivant.
Ce que les voyageurs demandent presque toujours
- le prix de la chambre et ce qu'il comprend (petit-déjeuner, taxe de séjour) ;
- les horaires d'arrivée et de départ, et la possibilité d'arriver tard ;
- la navette depuis l'aéroport, son tarif et le délai de réservation ;
- les conditions d'annulation et l'acompte ;
- les équipements : climatisation, wifi, piscine, parking ;
- les règles : enfants, animaux, groupes.
Préparer un document qui répond à tout cela
Rassemblez ces informations dans un seul texte, sans jargon. Soyez précis sur les montants (en FCFA, par nuit, pour combien de personnes), sur les saisons si vos prix varient, et sur ce que vous n'offrez pas (pas de spa, pas d'animaux, etc.). Une réponse claire « non » vaut mieux qu'un silence.
La question des langues
Votre document peut être écrit en français. L'assistant répond dans la langue du visiteur (anglais, espagnol, et d'autres) en conservant les prix, les heures et les noms propres tels que vous les avez écrits. Vous n'avez pas à traduire vos documents.
Garder le contact humain
Pour une réservation ferme, un cas particulier ou une demande spéciale, l'assistant doit renvoyer vers un humain : indiquez dans vos documents le téléphone, le WhatsApp et l'e-mail de la réception, et le délai de réponse habituel.
Mesurer ce qui manque
Les questions restées sans réponse sont une mine d'informations : si trois voyageurs demandent « avez-vous un spa ? » ou « acceptez-vous Wave ? », ajoutez la réponse à votre document, même si elle est négative.
Un assistant qui répond à toute heure ne remplace pas votre accueil chaleureux : il évite simplement que la première impression d'un client soit un message sans réponse.