Un chatbot ne vaut que par les documents qu'on lui donne. Avant de l'installer, prenez une heure pour rassembler ces informations : c'est la meilleure garantie de réponses justes dès le premier jour.
L'essentiel de votre activité
- Qui vous êtes : une présentation de deux ou trois phrases.
- Où vous trouver : adresse précise, quartier, points de repère.
- Quand vous joindre : horaires d'ouverture, jours fermés, horaires particuliers (vendredi, jours fériés).
- Comment vous contacter : téléphone, WhatsApp, e-mail, et qui répond à quoi.
Vos prix et vos conditions
- Vos tarifs complets, avec ce qui est inclus et ce qui ne l'est pas.
- Les promotions en cours et leurs dates, pour qu'elles ne soient pas appliquées après leur fin.
- Les moyens de paiement acceptés : espèces, Wave, Orange Money, carte, virement.
- Les acomptes éventuels et leurs conditions.
- Les délais : livraison, préparation, réponse à une demande.
- Les annulations, retours et remboursements : délais et conditions exactes.
Ce qui évite les malentendus
- Ce que vous ne faites pas. Dire clairement « nous ne vendons pas d'ordinateurs » évite que le chatbot laisse croire le contraire.
- Les cas particuliers : enfants, animaux, groupes, commandes importantes.
- Les documents ou pièces à fournir : pièce d'identité, justificatifs, photos.
- Les zones couvertes : villes livrées, quartiers desservis, frais selon la zone.
- Ce qu'il faut faire quand on ne trouve pas la réponse : le numéro à appeler, la personne à contacter.
Un conseil de rédaction
Écrivez comme si vous répondiez à un client : phrases courtes, chiffres exacts, unités claires (FCFA, par nuit, par mois). Évitez les abréviations que seule votre équipe comprend. Si une information change, mettez le document à jour le jour même.
Avec ces quinze éléments, vous couvrez la grande majorité des questions de vos clients. Le reste sera visible dans les conversations : les questions restées sans réponse vous diront quoi ajouter ensuite.